Dasar Privasi

Dasar Privasi ini menerangkan cara OSPROV SDN BHD (“OSPROV”, “kami”) mengumpul, menggunakan, berkongsi dan melindungi data peribadi, selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“APDP”). Dasar ini menggantikan dasar privasi terdahulu yang diterbitkan oleh BASIC INCEPTION SDN BHD. Syarikat tersebut mengendalikan OSPROV sebelum OSPROV SDN BHD ditubuhkan untuk mengambil alih pengendaliannya.

Tentang kami

OSPROV SDN BHD (202601022598 / 1684695-U) membangunkan dan mengendalikan OSPROV, iaitu platform kod rendah untuk borang digital, aliran kerja kelulusan dan automasi proses perniagaan. Pejabat kami terletak di A-G-14, CoPlace 1, 2270 Jalan Usahawan 2, Cyber 6, 63000 Cyberjaya, Selangor, Malaysia.

Skop dasar ini

Dasar ini terpakai kepada:

• laman web kami di osprov.com dan dokumentasi kami di wiki.osprov.com;
• platform OSPROV yang kami hoskan (termasuk aplikasi web di app.osprov.com dan aplikasi mudah alih); dan
• komunikasi dengan kami berhubung jualan, demonstrasi, urusan rakan kongsi dan sokongan.

Jika majikan anda atau organisasi lain menggunakan OSPROV: organisasi tersebut menentukan borang dan aliran kerja yang disediakan, maklumat yang diminta serta pihak yang boleh melihatnya. Bagi kandungan tersebut, organisasi itu bertanggungjawab terhadap data peribadi anda. Kami memproses data tersebut bagi pihak organisasi itu mengikut arahannya. Kami tetap bertanggungjawab untuk memenuhi kewajipan kami sendiri di bawah APDP, termasuk memastikan keselamatan data tersebut. Jika anda mempunyai pertanyaan tentang cara organisasi itu menggunakan data anda, sila hubungi organisasi tersebut terlebih dahulu. Kami akan membantunya menjawab pertanyaan anda.

Bagi pemasangan di premis organisasi, organisasi tersebut menghoskan dan mengawal data. Akses kami kepada data itu tertakluk pada kebenaran organisasi tersebut serta aturan sokongan antara organisasi itu dengan kami. Integrasi yang ditetapkan oleh organisasi itu mungkin menghantar data secara berasingan kepada penyedia yang dipilihnya.

Data peribadi yang kami kumpulkan

Apabila anda mengunjungi laman web kami

Laman web kami tidak menyediakan kemudahan pendaftaran atau borang untuk menghubungi kami, dan tidak mengandungi iklan atau penjejak analitik. Seperti laman web lain, pelayan web kami merekodkan maklumat teknikal asas secara automatik bagi setiap permintaan, iaitu alamat IP anda, jenis pelayar dan peranti, halaman yang diminta, halaman asal yang merujuk anda ke laman web kami serta tarikh dan masa. Maklumat ini digunakan untuk mengendalikan laman web, menjaga keselamatannya dan menyelesaikan masalah teknikal.

Apabila anda menghubungi kami

Apabila anda menghantar e-mel kepada kami, menghantar mesej melalui WhatsApp, membuat tempahan demonstrasi, menghubungi kami melalui Facebook atau mengemukakan tiket sokongan, kami menerima butiran yang anda berikan atas pilihan sendiri, seperti nama, jawatan, organisasi, alamat e-mel, nombor telefon dan kandungan mesej anda.

Apabila anda menggunakan platform OSPROV

• Data akaun dan profil: nama, nama pengguna, alamat e-mel, nombor telefon, ID pekerja, bahagian, jabatan, seksyen, jawatan, gred dan peranan.
• Data log masuk: kata laluan anda (disimpan hanya dalam bentuk nilai cincangan) atau butiran log masuk daripada penyedia log masuk tunggal organisasi anda, serta token sesi dan token akses.
• Kandungan: jawapan dalam borang, lampiran, tandatangan, ulasan, kelulusan dan maklumat lain yang dimasukkan ke dalam borang dan aliran kerja oleh anda, atau oleh pengguna lain tentang anda.
• Data aktiviti dan audit: rekod log masuk, tindakan terhadap borang yang dihantar serta rekod, dan cap masa. Data ini membentuk jejak audit yang menjadi rujukan organisasi.
• Data teknikal dan peranti: alamat IP, maklumat pelayar dan peranti, serta maklumat ralat dan diagnostik. Jika anda membenarkan pemberitahuan dalam aplikasi mudah alih, data ini turut merangkumi token peranti yang digunakan untuk menghantar pemberitahuan tersebut.

Sumber data

Kami mengumpul data peribadi daripada anda; daripada organisasi anda, pentadbirnya dan direktori kakitangannya; daripada penyedia log masuk tunggal yang digunakan oleh organisasi anda; daripada pengguna lain yang memasukkan maklumat tentang anda dalam borang dan aliran kerja; serta secara automatik apabila anda menggunakan laman web dan platform kami.

Kenalan perniagaan

Kami menyimpan maklumat untuk menghubungi individu dalam organisasi pelanggan, rakan kongsi dan pembekal kami bagi mengurus hubungan perniagaan dengan mereka.

Data yang perlu diberikan

Kami memerlukan nama anda dan maklumat untuk menghubungi anda bagi menjawab pertanyaan atau memberikan sokongan. Bagi penggunaan platform, butiran yang diperlukan bergantung pada akaun anda, cara anda log masuk dan borang yang anda isi. Untuk mewujudkan akaun, sekurang-kurangnya nama dan alamat e-mel anda diperlukan. Organisasi anda pula menentukan medan borang yang wajib diisi. Maklumat teknikal dan keselamatan dikumpulkan secara automatik. Jika butiran yang diperlukan tidak diberikan, kami atau organisasi anda mungkin tidak dapat mewujudkan akaun anda, memproses borang yang anda hantar atau menjawab permintaan anda.

Cara kami menggunakan data peribadi

Kami menggunakan data peribadi untuk:

• menyediakan, mengendalikan, menyelenggara dan menyokong platform dan laman web OSPROV;
• mewujudkan dan mengurus akaun pengguna, termasuk log masuk dan log masuk tunggal;
• memproses borang yang dihantar serta mengendalikan aliran kerja, proses kelulusan dan pemberitahuan bagi organisasi anda;
• menjawab pertanyaan, mengatur sesi demonstrasi dan memberikan sokongan pelanggan;
• menghantar mesej berkaitan perkhidmatan, seperti pemberitahuan aliran kerja, amaran keselamatan dan makluman tentang perubahan penting;
• menjaga keselamatan platform, mencegah penipuan dan penyalahgunaan, serta mengenal pasti punca ralat;
• menambah baik produk dan perkhidmatan kami, terutamanya dengan menggunakan maklumat teknikal serta maklumat penggunaan dan sokongan;
• mengurus hubungan kami dengan pelanggan, rakan kongsi dan pembekal, termasuk urusan pengebilan; dan
• memenuhi kewajipan kami di bawah undang-undang dan peraturan serta melindungi hak kami di sisi undang-undang.

Kami memproses kandungan borang dan aliran kerja organisasi anda mengikut arahannya. Kami tidak menjual data peribadi, dan kami tidak menggunakan kandungan tersebut untuk pemasaran.

Kuki dan penyimpanan pada peranti

Laman web kami tidak menggunakan kuki. Platform OSPROV menggunakan kuki yang diperlukan untuk mengekalkan status log masuk anda, menyimpan maklumat sesi anda dan memberikan perlindungan daripada pemalsuan permintaan rentas tapak. Aplikasi mudah alih dan aplikasi web yang boleh dipasang turut menyimpan tetapan pilihan, maklumat pemberitahuan serta halaman dan fail dalam cache pada peranti anda. Ini membolehkan aplikasi dimuatkan dengan cepat dan berfungsi walaupun sambungan lemah. Anda boleh memadamkan data ini melalui tetapan pelayar atau peranti anda, tetapi platform tidak akan berfungsi tanpa kuki yang diperlukan itu.

Pihak yang menerima data peribadi

Kami berkongsi data peribadi dengan pihak berikut hanya setakat yang diperlukan bagi tujuan di atas:

• Penyedia perkhidmatan yang membantu kami mengendalikan OSPROV, di bawah kontrak yang mewajibkan mereka melindungi data dan menggunakannya hanya untuk menyediakan perkhidmatan mereka. Perkhidmatan ini merangkumi pengehosan awan dan penyimpanan fail (Microsoft Azure), penghantaran e-mel, pemantauan ralat, pemberitahuan masa nyata dan pemberitahuan yang dihantar terus ke peranti, serta sistem sokongan pelanggan kami (Freshdesk). Penyedia perkhidmatan pemberitahuan dan pemantauan ralat mungkin menerima pengecam, kandungan pemberitahuan dan maklumat diagnostik, bergantung pada tetapan perkhidmatan tersebut.
• Penyedia log masuk yang dipilih oleh organisasi anda, seperti Google, Microsoft atau Okta, apabila anda log masuk melaluinya.
• Penyedia AI yang dihubungkan oleh organisasi anda. Ciri berbantukan AI hanya berfungsi apabila organisasi anda mengaktifkan ciri tersebut dan menghubungkannya dengan penyedia AI menggunakan akaun dan kunci API organisasi itu sendiri. Apabila anda menggunakan ciri ini, gesaan anda dan perbualan bagi ciri tersebut dihantar kepada penyedia itu mengikut perjanjian antara organisasi anda dengan penyedia tersebut.
• Meta (WhatsApp dan Facebook), apabila anda memilih untuk menghubungi kami melalui perkhidmatan tersebut. Perbualan tersebut tertakluk pada dasar privasi perkhidmatan itu sendiri.
• Rakan kongsi dan penjual semula yang kami beri kuasa, apabila mereka membantu menyediakan, melaksanakan atau memberikan sokongan OSPROV kepada organisasi anda.
• Organisasi anda, bagi data yang disimpan dalam akaun OSPROV organisasi tersebut.
• Pihak berkuasa, mahkamah dan penasihat profesional, apabila dikehendaki oleh undang-undang, atau apabila perlu untuk mengemukakan, meneruskan atau mempertahankan tuntutan undang-undang.
• Pembeli atau pengganti, jika perniagaan atau aset kami dijual atau digabungkan. Pihak tersebut mesti terus melindungi data selaras dengan dasar ini.

Lokasi penyimpanan data dan pemindahan ke luar Malaysia

Kami menghoskan platform OSPROV di Microsoft Azure, dalam rantau Southeast Asia yang terletak di Singapura. Sesetengah penyedia perkhidmatan kami yang lain mungkin memproses data di negara lain. Sebelum memindahkan data peribadi ke luar Malaysia, kami memastikan pemindahan itu memenuhi syarat yang dibenarkan di bawah seksyen 129 APDP. Contohnya, negara penerima mempunyai undang-undang perlindungan data yang sebahagian besarnya serupa dengan undang-undang Malaysia, atau pemindahan itu diperlukan untuk menyediakan perkhidmatan yang diminta oleh anda atau organisasi anda. Kami juga melaksanakan langkah perlindungan yang dikehendaki oleh syarat berkenaan.

Tempoh penyimpanan data peribadi

Kami menyimpan data peribadi hanya sepanjang tempoh yang diperlukan bagi memenuhi tujuan pengumpulannya atau sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang. Data platform disimpan selagi akaun organisasi anda aktif. Selepas itu, data dikembalikan atau dipadamkan mengikut perjanjian kami dengan organisasi tersebut. Salinan sandaran disimpan untuk tempoh terhad sebelum dipadamkan. Rekod pertanyaan dan sokongan disimpan selagi masih berguna untuk menjawab pertanyaan susulan dan sebagai rekod perniagaan kami. Log pelayan web disimpan untuk tempoh singkat bagi tujuan keselamatan dan penyelesaian masalah teknikal. Apabila data peribadi tidak lagi diperlukan, kami mengambil langkah yang munasabah untuk memadamkannya atau menjadikannya tidak dapat dikaitkan dengan identiti individu.

Cara kami melindungi data peribadi

Kami mengambil langkah praktikal dari segi teknikal dan pengurusan organisasi untuk melindungi data peribadi daripada kehilangan, penyalahgunaan serta akses, pengubahan atau pendedahan tanpa kebenaran. Bagi platform yang kami hoskan, langkah ini termasuk penyulitan semasa penghantaran (HTTPS), kawalan akses berasaskan peranan, jejak audit, sandaran serta pemberian akses hanya kepada kakitangan yang memerlukannya. Tiada sistem yang selamat sepenuhnya, tetapi kami berusaha memastikan langkah perlindungan ini sentiasa bersesuaian dengan data yang kami kendalikan.

Hak dan pilihan anda

Di bawah APDP, anda boleh:

• bertanya sama ada kami menyimpan data peribadi anda dan meminta salinannya;
• meminta kami membetulkan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini;
• menarik balik persetujuan anda, atau meminta kami mengehadkan cara kami memproses data peribadi anda;
• meminta kami menghentikan pemprosesan yang mungkin menyebabkan kerosakan yang substansial atau distres yang substansial kepada anda;
• meminta kami berhenti menggunakan data peribadi anda untuk pemasaran langsung; dan
• meminta kami secara bertulis melalui cara elektronik untuk menghantar data peribadi anda terus kepada pengawal data lain pilihan anda, jika pemindahan itu boleh dilaksanakan secara teknikal dan format datanya serasi.

Untuk mengemukakan permintaan, hantarkan e-mel kepada kami melalui alamat di bawah. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda terlebih dahulu. Kami akan memberikan maklum balas dalam tempoh yang ditetapkan oleh undang-undang. Jika permintaan anda berkaitan dengan data dalam akaun OSPROV organisasi anda, kami mungkin merujuk permintaan itu kepada organisasi tersebut. Jika kami menghantar e-mel pemasaran kepada anda, anda boleh memilih untuk berhenti menerimanya pada bila-bila masa melalui pautan dalam e-mel tersebut atau dengan menghubungi kami. Pentadbir organisasi anda mengawal tetapan pemberitahuan platform. Mesej berkaitan perkhidmatan, seperti pemberitahuan aliran kerja dan keselamatan, merupakan sebahagian daripada perkhidmatan dan tidak boleh dinyahaktifkan sepenuhnya selagi anda menggunakan perkhidmatan itu. Jika anda menarik balik persetujuan atau mengehadkan pemprosesan, kami atau organisasi anda mungkin tidak lagi dapat menyediakan sesetengah perkhidmatan kepada anda.

Pelanggaran data peribadi

Kami menilai setiap pelanggaran data peribadi. Apabila dikehendaki oleh APDP, kami memberitahu Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan individu yang terjejas dalam tempoh yang ditetapkan oleh Akta tersebut. Jika pelanggaran itu melibatkan data yang kami proses bagi pihak organisasi pelanggan, kami memberitahu organisasi tersebut tanpa kelewatan yang tidak perlu dan memberikan maklumat yang diperlukan untuk menangani pelanggaran itu.

Kanak-kanak dan data peribadi sensitif

Laman web dan platform kami disediakan untuk kegunaan perniagaan dan organisasi serta tidak ditujukan kepada kanak-kanak. Kami tidak mengumpul data peribadi untuk tujuan kami sendiri daripada individu yang kami ketahui masih kanak-kanak. Organisasi yang menggunakan OSPROV untuk mengumpul data peribadi kanak-kanak atau data peribadi sensitif, seperti maklumat kesihatan, mesti memastikan notis yang diperlukan telah disediakan dan persetujuan yang diperlukan telah diperoleh, termasuk persetujuan ibu bapa atau penjaga jika perlu. Kewajipan kami sendiri sebagai penyedia perkhidmatan kepada organisasi tersebut tetap terpakai.

Pindaan dasar ini

Kami mungkin mengemas kini dasar ini dari semasa ke semasa. Versi terkini akan sentiasa tersedia di halaman ini, dengan “Tarikh kemas kini terakhir” di bahagian atas. Jika terdapat pindaan yang ketara, kami akan memaklumkannya kepada pelanggan melalui platform atau e-mel.

Hubungi kami

Untuk pertanyaan, permintaan atau aduan tentang data peribadi anda, sila hubungi:

Urusan privasi, OSPROV SDN BHD
E-mel: [email protected]
A-G-14, CoPlace 1, 2270 Jalan Usahawan 2, Cyber 6, 63000 Cyberjaya, Selangor, Malaysia

Jika anda tidak berpuas hati dengan maklum balas kami, anda boleh menghubungi Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.

Dasar ini diterbitkan dalam bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Jika terdapat sebarang percanggahan antara kedua-dua versi, versi bahasa Inggeris hendaklah diguna pakai.